Algemene voorwaarden

1. Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die Kyndweb (“wij”, “ons”) levert aan haar klanten (“je”, “jij”, “de klant”). Door gebruik te maken van onze diensten of door een offerte te accepteren, ga je akkoord met deze voorwaarden. Afwijkende afspraken gelden alleen als die schriftelijk zijn overeengekomen.

2. Dienst

Kyndweb levert een telefoniste en WhatsApp chatbot voor auto detailers en wrap/tint/PPF shops. De dienst bestaat uit:

• Inrichting van een telefoniste op het nummer van de klant die veelgestelde vragen beantwoordt en afspraken inplant.
• Inrichting van een WhatsApp chatbot op het WhatsApp Business-nummer van de klant (vanaf het Groei-pakket).
• Doorverbinden naar de eigenaar bij uitzonderingen of cases die om maatwerk vragen.
• Koppeling met de agenda van de klant voor het inplannen van afspraken.
• Optioneel bevestigingen en/of herinneringen per sms of e-mail, afhankelijk van het gekozen pakket.
• Een beknopt overzicht van wat er via de dienst binnenkwam en werd ingepland of doorverbonden.

De exacte invulling en opleveringsdetails worden per klant vastgelegd in een offerte of schriftelijke bevestiging.

3. Offerte en overeenkomst

Offertes van Kyndweb zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand zodra je schriftelijk (per e-mail of formulier) akkoord gaat met een offerte. De overeenkomst bestaat uit de offerte, deze algemene voorwaarden en eventuele aanvullende schriftelijke afspraken.

4. Pakketten

Kyndweb biedt drie pakketten:

• Start – alleen telefoniste (FAQ, afspraken, doorverbinden).
• Groei – telefoniste + WhatsApp chatbot + sms/e-mail-bevestigingen bij nieuwe afspraken + review na 2 weken.
• Volledig – alles uit Groei + afspraakherinneringen, herbevestigingsflow om no-shows te beperken, prioritaire setup, spoedmelding binnen kantooruren en een maandelijks overzichtsrapport.

De exacte inclusies per pakket staan op kyndweb.com/pricing.html en in de offerte.

5. Prijzen en betaling

5.1 Prijzen

Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief 21% btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Prijswijzigingen kunnen jaarlijks worden doorgevoerd en hebben geen invloed op de lopende betaalperiode van reeds gesloten overeenkomsten.

5.2 Setupfee

Bij de start van een nieuw pakket brengen wij een eenmalige setupfee in rekening voor inrichting en configuratie van de telefoniste, de WhatsApp chatbot (indien van toepassing), de FAQ-scripts en de agendakoppeling. De setupfee is verschuldigd bij het aangaan van de overeenkomst en wordt gefactureerd vóór oplevering.

5.3 Maandelijkse vergoeding

De maandelijkse vergoeding voor het gekozen pakket wordt per maand vooruit gefactureerd en dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.

5.4 Betalingsachterstand

Bij overschrijding van de betaaltermijn zijn wij gerechtigd de dienstverlening op te schorten en de wettelijke rente in rekening te brengen. Bij meer dan 30 dagen betalingsachterstand kunnen wij de overeenkomst beëindigen, waarbij de reeds verschuldigde bedragen opeisbaar blijven.

6. Looptijd en opzegging

De dienst wordt aangegaan voor een minimale looptijd van 3 maanden. Die looptijd is nodig om de setup te laten renderen en een eerste reviewcyclus te doorlopen.

Na de minimale looptijd is de overeenkomst maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 30 dagen.

Opzegging gebeurt schriftelijk per e-mail naar info@kyndweb.com. De opzegging gaat in na het einde van de lopende betaalmaand plus de opzegtermijn. Reeds betaalde setup- of maandbedragen zijn niet restitueerbaar.

7. Oplevering

Wij streven ernaar elk pakket live te hebben binnen 7 dagen na aanlevering van de benodigde informatie (veelgestelde vragen, openingstijden, agendakoppeling, toegang tot WhatsApp Business en eventuele nummerkoppeling). Bij grotere volumes of complexere scripts kan de doorlooptijd langer zijn; dat bespreken wij vooraf. Vertraging die ontstaat doordat de klant benodigde informatie of toegang te laat aanlevert, komt voor rekening van de klant.

8. Medewerking van de klant

Voor een correcte werking van de dienst lever je tijdig aan: de meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden, openingstijden en uitzonderingen, toegang tot jouw agenda en WhatsApp Business, en een vaste contactpersoon voor doorverbinden. Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de aangeleverde informatie.

9. Intellectueel eigendom

De door ons ontwikkelde scripts, configuraties, stemprofielen en software blijven eigendom van Kyndweb. Je krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. De inhoud die je zelf aanlevert (FAQ, logo, openingstijden) blijft jouw eigendom.

10. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in het betreffende kalenderjaar voor de dienst hebt betaald. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze zijde.

De telefoniste en de WhatsApp chatbot zijn inspanningsverplichtingen. Wij geven geen garantie dat elke inkomende vraag correct wordt afgehandeld; uitzonderingen worden waar mogelijk doorverbonden naar de eigenaar.

11. Gegevens en privacy

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en onze privacyverklaring. Voor gespreks- en chatinhoud die via het nummer of WhatsApp-account van de klant binnenkomt, treedt Kyndweb op als verwerker en handelt in opdracht van de klant. Hiervoor sluiten wij per klant een verwerkersovereenkomst af.

12. Support en reactietijden

Support wordt verleend op werkdagen (maandag tot en met vrijdag), buiten erkende feestdagen, tijdens kantooruren. Wij streven ernaar op supportvragen binnen 24 uur op werkdagen te reageren.

Bij het Volledig-pakket geldt prioritaire support: wij behandelen deze verzoeken, waar mogelijk, sneller dan standaardverzoeken. Een specifieke reactietijd wordt niet gegarandeerd.

De genoemde reactietijden zijn inspanningsverplichtingen die zien op een eerste reactie, niet op volledige oplossing van de melding.

13. Beëindiging door Kyndweb

Naast de opzegmogelijkheden in artikel 6 kunnen wij de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als je substantieel in gebreke blijft met betaling, deze voorwaarden of de offerte schendt, of failliet wordt verklaard. Bij beëindiging blijven rechten en verplichtingen die vóór de beëindiging zijn ontstaan van kracht.

14. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze algemene voorwaarden aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en gelden voor nieuwe overeenkomsten. Voor lopende overeenkomsten gelden de voorwaarden zoals die golden op het moment van sluiting, tenzij je schriftelijk instemt met de wijziging.

15. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen proberen wij eerst onderling op te lossen. Lukt dat niet, dan kunnen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

16. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden: