Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Kyndweb (“wij”, “ons”, “onze”) levert een telefoniste en WhatsApp chatbot voor auto detailers en wrap/tint/PPF shops. De telefoniste beantwoordt veelgestelde vragen, plant afspraken in en verbindt door naar de eigenaar wanneer dat nodig is. De WhatsApp chatbot doet hetzelfde in chat. Deze verklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken bij het leveren van die dienst en rondom onze website.

Verwerkingsverantwoordelijke: Kyndweb, KvK 99045605. Contact via info@kyndweb.com.

2. Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieën gegevens:

• Contactgegevens van prospects en klanten (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer).
• Inhoud van berichten die je ons stuurt via het contactformulier, e-mail of WhatsApp.
• Inhoud van inkomende calls die via onze telefoniste binnenkomen op het nummer van onze klant (spraakopnamen en transcripties voor zover nodig voor kwaliteit en training).
• Inhoud van inkomende WhatsApp-berichten die via de chatbot van onze klant binnenkomen.
• Afspraakgegevens die via de telefoniste of chatbot in de agenda van de klant worden ingepland (naam beller, datum, dienst).
• Technische gegevens van onze website (IP-adres, browsertype, tijdstempel) voor beveiliging en foutopsporing.

3. Waarvoor wij gegevens gebruiken

• Het inrichten en leveren van de telefoniste- en WhatsApp chatbot-dienst voor onze klanten.
• Het afhandelen van demo-aanvragen en contactberichten.
• Het inplannen van afspraken in de agenda van onze klant.
• Het versturen van bevestigingen en, afhankelijk van het pakket, herinneringen per sms of e-mail.
• Het doorverbinden of doorgeven van berichten naar de eigenaar bij uitzonderingen.
• Facturatie, administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Verbetering van scripts, FAQ-antwoorden en responskwaliteit (geaggregeerd of op basis van steekproef).

4. Rechtsgrond

Wij verwerken gegevens op basis van: uitvoering van de overeenkomst met onze klant, gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld beveiliging, kwaliteitsborging en het beantwoorden van inkomende vragen), wettelijke verplichtingen (administratie en bewaarplicht) en, waar van toepassing, uitdrukkelijke toestemming.

5. Rolverdeling per dienst

Voor de telefoniste en de WhatsApp chatbot die wij inzetten op het nummer van een klant, treedt die klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud van gesprekken en berichten die via zijn eigen nummer binnenkomen. Kyndweb treedt dan op als verwerker en handelt in opdracht van de klant. Hiervoor sluiten wij per klant een verwerkersovereenkomst af.

Voor onze eigen website, contactformulier en commerciële communicatie zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

6. Verwerkers en derden

Wij werken met een beperkt aantal leveranciers die persoonsgegevens voor ons verwerken. Onder meer:

• Telefonie- en SMS-aanbieder voor inkomende calls, spraak-naar-tekst, nummerkoppeling en sms-verzending.
• WhatsApp Business Platform voor de chatbot op het WhatsApp-nummer van de klant.
• Spraaksynthese-leverancier voor stemweergave van de telefoniste.
• E-mailleverancier voor transactionele e-mail (bevestigingen, contactformulier).
• Hostingpartij voor onze website en backend.
• Agendakoppeling bij de door de klant gekozen agendaprovider (bijv. Google of Microsoft).

Wij delen niet meer gegevens dan nodig, sluiten verwerkersovereenkomsten af en zetten waar mogelijk Europese regio’s in. Wij verkopen geen gegevens aan derden.

7. Bewaartermijnen

• Contact- en lead-gegevens: tot 24 maanden na laatste contact, tenzij er een klantrelatie is.
• Spraakopnamen en transcripties van inkomende calls: standaard tot 30 dagen, of korter/langer op basis van afspraken met onze klant en wettelijke vereisten.
• WhatsApp-conversaties: conform de inrichting van de klant en het WhatsApp Business Platform.
• Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, toegangsbeheer op basis van rolprofielen, logging en periodieke back-ups. Toegang tot gespreksinhoud is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor setup, onderhoud of kwaliteitscontrole.

9. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van je hebben.
• Recht op correctie van onjuiste gegevens.
• Recht op verwijdering (voor zover wettelijk mogelijk).
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op dataportabiliteit.
• Recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur een verzoek naar info@kyndweb.com. Als je het niet eens kunt worden met hoe wij je verzoek behandelen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

De Kyndweb-website gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn voor basisfunctionaliteit (zoals taalkeuze). Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder je toestemming.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienst of wet- en regelgeving wijzigt. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je gegevens: